eOrganize

Simpelweg alles goed geregeld

Organiseer uw communicatie

Net als voor andere zakelijke documenten geldt ook voor zakelijke e-mail dat deze betrouwbaar en gecontroleerd verzonden, ontvangen en bewaard moeten worden.

In veel gevallen is de ontvangen e-mail alleen toegankelijk voor de ontvanger. Door de informatie in e-mail goed te organiseren, bespaart u op tijd en kosten. U laat geen informatie verloren gaan en borgt uw in- en uitgaande informatie conform relevante wet- en regelgeving.

Creëer één archief voor al uw documenten

Richtlijnen vervat in de wettelijke bewaarplicht en bewaar- en archiefeisen van de onderneming zelf maken géén onderscheid in het gebruikte medium. Voor deze richtlijnen is de classificatie van de informatie van belang. De effectiviteit van uw informatie beheer neemt toe als u één systeem hanteert voor het archiveren van bedrijfsinformatie.

Met de oplossingen van eSeCor creëert één archief voor al uw bedrijfsdocumentatie inclusief e-mail.

Laat documenten digitaal ondertekenen

Met het digitaal ondertekenen van overeenkomsten kunnen uw – veelal gedigitaliseerde – bedrijfsprocessen aanzienlijk versneld worden. Met de eSign dienst van RPost biedt eSeCor u een uiterst betrouwbare en snel inzetbare methode om elk willekeurig Office of PDF document digitaal te laten tekenen door één of meerdere personen. De eSign dienst is geïmplementeerd op de RMail service waardoor u tevens voorzien bent van een juridisch bewijsbare communicatie rond de overeenkomst.

Meer weten? Stuur een bericht naar info@esecor.nl of gebruik ons contactformulier.

Integreer e-mail automatisch met DMS, CMS of ERP

U heeft uw bedrijfsinformatie ondergebracht in een centraal systeem waar alle medewerkers de actuele informatie kunnen vinden. Net als elke moderne organisatie werkt u samen met partners en communiceert u ook regelmatig met deze partners. E-mail is daarbij een niet weg te denken hulpmiddel. Het onvermijdelijke gevolg is dat er veel bedrijfsinformatie opgeslagen is in e-mail van uw medewerkers.

Met de oplossingen van eSeCor kunt u ervoor zorgen dat deze informatie niet verstopt blijft in een e-mail account, maar voor alle betrokkenen beschikbaar is in het centrale systeem.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden voor de integratie van e-mail,
stuur een bericht naar info@esecor.nl of gebruik ons contactformulier.

Sla bijlagen automatisch op in Sharepoint

In veel organisaties is e-mail is nog steeds een veel gebruikt medium om informatie te verspreiden. Maar informatie delen is veel effectiever. Bij samenwerkende organisaties is echt delen vaak nog niet mogelijk en wordt e-mail ingezet om informatie te ‘delen’.

Met de oplossingen van eSeCor kunt u informatie welke, via e-mail, uitgewisseld wordt met partners overbrengen naar Microsoft SharePoint, IBM Connections of een willekeurig ander DMS, CMS of ERP systeem. Binnen uw organisatie deelt u de informatie met alle medewerkers die toegang tot deze informatie nodig hebben.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden voor de integratie van e-mail,
stuur een bericht naar info@esecor.nl of gebruik ons contactformulier.

Richt een centraal gestuurde, flexibele archivering in

Elke organisatie is verplicht een administratie bij te houden van haar werkzaamheden en financiële gegevens. Naast deze basisadministratie dient u ook andere documenten te bewaren welke betrekking hebben op, of van belang zijn voor, de bedrijfsvoering. De bewaartermijnen voor zowel papieren als digitale documenten zijn gelijk. Hoewel het archiveren van alle verzonden en ontvangen e-mails een eenvoudige oplossing lijkt zijn hier aanzienlijke kosten mee gemoeid.

Selectief archiveren is dan een efficiëntere optie waarbij een centraal gestuurde selectie de garantie is voor een consistent archief. Met de oplossingen van eSeCor kunt u eenvoudig en centraal gestuurd bepalen welke e-mailberichten gearchiveerd moeten worden om deze daarna over te brengen naar het centrale archief.

Wilt u meer weten over selectief archiveren van e-mail,
stuur een bericht naar info@esecor.nl of gebruik ons contactformulier.

Voldoe aan compliance-wetgeving

E-mail wordt nog vaak gezien als aparte informatiestroom en is niet geïntegreerd in de reguliere bedrijfsprocessen. Dit kan leiden tot verlies van waardevolle bedrijfsinformatie of tot problemen rondom de wettelijke bewaarplicht. E-mail is in veel gevallen onderdeel van het bedrijfsproces. De wetgever maakt geen onderscheid tussen e-mail en andersoortige documenten. Alle aan de bedrijfsinformatie gestelde wettelijke eisen gelden ook voor e-mail.

De oplossingen van eSeCor helpen u bij het voldoen aan wettelijke verplichting ten aanzien van het bewaren van relevantie informatie.

Meer weten? Stuur een bericht naar info@esecor.nl of gebruik ons contactformulier.